Wstępne spotkanie zwołane zostało 18.03.2015 w Ostravie przez wnioskodawcę projektu. Przedstawiciel wnioskodawcy poinformował obecnych o informacji przewodniczącej Euroregionalnego Komitetu Sterującego Euroregionu Silesia z dnia 27 lutego 2015 w sprawie zatwierdzenia projektu do realizacji.

Obecni w odniesieniu do porozumienia podczas przygotowywania projektu potwierdzili, że projekt będzie zarządzany przez trzyosobowy zespół, składający się z głównego koordynatora i dwóch ekspertów – po jednym z polskiej i czeskiej stronie. Głównym koordynatorem będzie Pan Pavell Santarius, ekspertem od strony czeskiej Pan Petr Forman a ekspertem od strony polskiej, pan Andrzej Podgórski.

Prace administracyjne związane z projektem zapewni pani Ludmila Fojtíková, pracownik wnioskodawcy. Udział innych przedstawicieli wnioskodawcy oraz polskiego partnera projektu na posiedzeniach zespołu jest mile widziane.

Z uwzględnionymi ekspertami w ustępie 2. zostaną zawarte odpowiednie umowy o pracę, główny koordynator i osoba od administracji zostaną wyszczególnione na prace związane z projektem w ramach ich dotychczasowych umów..

Pan Santarius poinformował obecnych o sprawach organizacyjnych związanych z realizacją projektu - zadania zostaną określone po uprzedniej zgodzie całego zespołu projektowego. Jednocześnie przedstawił harmonogram projektu, który jest podzielony na trzy etapy:

I etap (marzec-kwiecień 2015):
ustalenie daty forum, opracowanie programu i zaproszenia na forum, sporządzenie listy gości, utworzenie strony internetowej projektu, przygotowanie dokumentacji do opracowania materiału informacyjnego.

II etap (maj 2015)
organizacja forum w mieście granicznym Bohumín, opracowanie i przygotowanie materiału informacyjnego

III etap ( czerwiec 2015)
sporządzenie listy w celu rozpowszechniania materiału informacyjnego, ocena projektu przez zespół projektu, opracowanie końcowego raportu

Forum odbędzie się w Bohumíně, termin roboczy to 20 maja 2015, zakres 5 godzin, rozpoczęcie o godz. 10.00. Forum będzie o charakterze dyskusyjnym do tematu prezentacji, które będą stanowiły podstawę programu. Konkretne miejsce w tym terminie zbada i zapewni główny koordynator projektu. Główny koordynator zapewni też inne potrzeby związane z przygotowaniem Forum pracy (interpretacji, catering, itp).

Obaj eksperci w terminie do 03.04.2015 opracują wniosek listy gości, którzy zostaną zaproszeni do udziału w forum - każdy dla swego kraju. Przewiduje się udział 50 osób z każdego kraju, a lista musi być przygotowana tak, że będą obejmować przedstawicieli wszystkich gmin z obszaru projektu, a także przedstawicieli instytucji i organów na szczeblu krajowym (ministerstwa) i regionalnym (Kraj Morawsko-Śląski, Województwo Opolskie i Śląskie). Projekt zaproszenia oraz zaplanowany program przygotuje główny koordynator w terminie do 31.03.2015 przy udziale obu ekspertów.

Forum Odrzańskie jest elementem programu, którego celem będzie sporządzenie studium wykonalności międzynarodowego połączenia śródlądowego Ostrava - Koźle